Tidrapportering – grunden för korrekt projektuppföljning och fakturering

Tidrapportering upplevs ofta som administration, men i projektverksamheter är den en av de viktigaste informationskällorna. Korrekt tid är grunden för projektredovisning, faktureringsunderlag, resursplanering, efterkalkylering och lönsamhetsanalys.

Vanliga utmaningar

• Tid rapporteras flera dagar i efterhand och blir osäker.

• Faktureringsunderlag saknar komplett information.

• Projektledaren ser inte aktuell resursförbrukning.

• Efterkalkyler blir missvisande när tidsdata är ofullständig.

• Faktureringsgrad och beläggning blir svåra att analysera.

Varför området är viktigt för projektverksamheter

Projektorienterade företag behöver kunna följa information genom hela kedjan: från första kunddialog och planering till tidrapportering, kostnadsuppföljning, faktureringsunderlag och efteranalys. När informationen finns i flera olika system blir det svårt att få en gemensam bild av projektens utveckling.

Det viktigaste är inte bara att rapportera historik, utan att skapa beslutsunderlag som hjälper projektledare, ekonomi och ledning att agera innan avvikelser påverkar resultatet.

Hur stödjer Pyramid detta i praktiken?

• Tidrapportering i Pyramid kan kopplas direkt till projekt och aktiviteter.

• Samma registrering kan användas för projektuppföljning, projektredovisning, faktureringsunderlag och efterkalkylering.

• Rapporterad tid kan bli en del av den ekonomiska uppföljningen på projektnivå.

• Genom kopplingen till projekt minskar behovet av dubbelregistrering.

Nextus perspektiv

På Nextus ser vi systemstödet som en del av ett större verksamhetsflöde. För projektföretag handlar förbättringsarbetet ofta lika mycket om processer, ansvar och uppföljning som om funktioner i ett affärssystem. Därför börjar vi gärna med att förstå hur projekten drivs idag, var information tappas bort och vilka beslut verksamheten behöver kunna fatta snabbare.

Exempel från verkligheten

Ett konsultföretag som rapporterar tid sent får ofta osäkra faktureringsunderlag. När tid registreras löpande mot rätt projekt blir både fakturering och uppföljning mer tillförlitlig.

Viktiga nyckeltal att följa

• Faktureringsgrad

• Rapporteringsgrad

• Tidsavvikelse

• Beläggningsgrad

• Projektmarginal

Relaterade guider

• Affärssystem för projektverksamhet

• Projektredovisning

• Projektekonomi

• Projektfakturering

• Resursplanering

• Projektuppföljning

• Efterkalkylering i projekt

• ÄTA-hantering

• Projektbudget

• Affärssystem för konsultföretag