ÄTA-hantering – säkerställ att utfört arbete också blir fakturerat

ÄTA-hantering handlar om att dokumentera och följa upp ändrings-, tilläggs- och avgående arbeten. För projektföretag kan bristande ÄTA-processer innebära att utfört arbete aldrig blir fakturerat.

Vanliga utmaningar

• Tilläggsarbeten utförs utan tydlig dokumentation.

• Kunden godkänner inte kostnaden i efterhand.

• Projektets ekonomi blir missvisande.

• Projektledaren saknar överblick över förändringar.

• Utfört arbete faller mellan stolarna och blir aldrig fakturerat.

Varför området är viktigt för projektverksamheter

Projektorienterade företag behöver kunna följa information genom hela kedjan: från första kunddialog och planering till tidrapportering, kostnadsuppföljning, faktureringsunderlag och efteranalys. När informationen finns i flera olika system blir det svårt att få en gemensam bild av projektens utveckling.

Det viktigaste är inte bara att rapportera historik, utan att skapa beslutsunderlag som hjälper projektledare, ekonomi och ledning att agera innan avvikelser påverkar resultatet.

Hur stödjer Pyramid detta i praktiken?

• Pyramid bör beskrivas som stöd för ÄTA-relaterade processer snarare än som ett renodlat ÄTA-system.

• Projektredovisning, tidrapportering, kostnadsuppföljning och faktureringsunderlag kan användas i verksamhetens ÄTA-processer.

• Extraarbete kan registreras mot projekt och aktiviteter för att skapa bättre underlag.

• Projektekonomi och projektuppföljning gör konsekvenserna av förändringar mer synliga.

Så kan systemstöd hjälpa

Så stödjer affärssystemet processen

• I Pyramid Business Studio kan ÄTA-hantering kopplas samman med order, lager, ekonomi och uppföljning. Det ger verksamheten ett gemensamt flöde från det operativa arbetet till beslutsunderlag och rapportering.

Nextus perspektiv

På Nextus ser vi systemstödet som en del av ett större verksamhetsflöde. För projektföretag handlar förbättringsarbetet ofta lika mycket om processer, ansvar och uppföljning som om funktioner i ett affärssystem. Därför börjar vi gärna med att förstå hur projekten drivs idag, var information tappas bort och vilka beslut verksamheten behöver kunna fatta snabbare.

Exempel från verkligheten

Ett installationsföretag med många ändringar under projektets gång kan tappa intäkter om extraarbeten dokumenteras i mejl eller anteckningar. När arbete, tid och kostnader kopplas till projektet blir det lättare att skapa faktureringsunderlag.

Viktiga nyckeltal att följa

• ÄTA-värde

• Faktureringsgrad för ÄTA

• Projektmarginal

• Budgetpåverkan

• Prognosavvikelse

Relaterade guider

• Affärssystem för projektverksamhet

• Projektredovisning

• Tidrapportering

• Projektekonomi

• Projektfakturering

• Resursplanering

• Projektuppföljning

• Efterkalkylering i projekt

• Projektbudget

• Affärssystem för konsultföretag