Efterkalkylering i projekt – lär av genomförda projekt och förbättra framtida resultat

Många företag avslutar projekt och går direkt vidare till nästa uppdrag. Efterkalkylering gör det möjligt att förstå varför projektet blev lönsamt eller olönsamt och hur framtida kalkyler kan förbättras.

Vanliga utmaningar

• Samma misstag upprepas i nya projekt.

• Kalkyler bygger på uppskattningar snarare än erfarenhet.

• Resursbehov underskattas.

• Projekt som ser lyckade ut har svag marginal.

• Historisk projektkunskap stannar hos enskilda projektledare.

Varför området är viktigt för projektverksamheter

Projektorienterade företag behöver kunna följa information genom hela kedjan: från första kunddialog och planering till tidrapportering, kostnadsuppföljning, faktureringsunderlag och efteranalys. När informationen finns i flera olika system blir det svårt att få en gemensam bild av projektens utveckling.

Det viktigaste är inte bara att rapportera historik, utan att skapa beslutsunderlag som hjälper projektledare, ekonomi och ledning att agera innan avvikelser påverkar resultatet.

Hur stödjer Pyramid detta i praktiken?

• När tid, kostnader och intäkter registreras löpande i Pyramid skapas historisk projektdata som kan användas för efterkalkylering.

• Projektredovisning, tidrapportering, budget och utfall ger underlag för att jämföra planerat och faktiskt resultat.

• Efterkalkyler kan bidra till bättre framtida offerter, resursplanering och projektstyrning.

• Projektuppföljning under genomförandet skapar bättre kvalitet i efteranalysen.

Så kan systemstöd hjälpa

Så stödjer affärssystemet processen

• I Pyramid Business Studio kan efterkalkylering projekt kopplas samman med order, lager, ekonomi och uppföljning. Det ger verksamheten ett gemensamt flöde från det operativa arbetet till beslutsunderlag och rapportering.

Nextus perspektiv

På Nextus ser vi systemstödet som en del av ett större verksamhetsflöde. För projektföretag handlar förbättringsarbetet ofta lika mycket om processer, ansvar och uppföljning som om funktioner i ett affärssystem. Därför börjar vi gärna med att förstå hur projekten drivs idag, var information tappas bort och vilka beslut verksamheten behöver kunna fatta snabbare.

Exempel från verkligheten

Ett installationsföretag kan upptäcka att en viss typ av arbete konsekvent tar längre tid än kalkylen anger. När detta syns i efterkalkylen kan framtida offerter bli mer träffsäkra.

Viktiga nyckeltal att följa

• Kalkylavvikelse

• Tidsavvikelse

• Projektmarginal

• Budgetträffsäkerhet

• Prognosträffsäkerhet

Relaterade guider

• Affärssystem för projektverksamhet

• Projektredovisning

• Tidrapportering

• Projektekonomi

• Projektfakturering

• Resursplanering

• Projektuppföljning

• ÄTA-hantering

• Projektbudget

• Affärssystem för konsultföretag