Affärssystem för projektverksamhet

När projektverksamheten växer blir det snabbt svårare att hålla ihop tid, ekonomi, resurser och fakturering. Det som tidigare fungerade med kalkylblad, e-post och personliga rutiner blir sårbart när fler projekt, fler medarbetare och fler faktureringsmodeller ska hanteras parallellt.

Vanliga utmaningar

• Timmar rapporteras sent eller saknas helt, vilket påverkar både fakturering och projektredovisning.

• Projektens ekonomi blir synlig först när projektet nästan är avslutat.

• Fakturering kräver manuell sammanställning från flera olika källor.

• Resurser planeras i separata verktyg och beläggningen blir svår att överblicka.

• Ledningen saknar tillförlitliga prognoser för projektportföljen.

Varför området är viktigt för projektverksamheter

Projektorienterade företag behöver kunna följa information genom hela kedjan: från första kunddialog och planering till tidrapportering, kostnadsuppföljning, faktureringsunderlag och efteranalys. När informationen finns i flera olika system blir det svårt att få en gemensam bild av projektens utveckling.

Det viktigaste är inte bara att rapportera historik, utan att skapa beslutsunderlag som hjälper projektledare, ekonomi och ledning att agera innan avvikelser påverkar resultatet.

Hur stödjer Pyramid detta i praktiken?

• Pyramids projekthantering kan samla projektstruktur, aktiviteter, tidrapportering, kostnader, intäkter och uppföljning i samma informationsflöde.

• Tidrapportering kan kopplas till projekt och aktiviteter, vilket ger underlag för projektredovisning och faktureringsunderlag.

• Projektinformation kan kopplas till ekonomisk uppföljning så att budget, utfall och prognoser blir enklare att analysera.

• CRM/Säljstöd kan användas tillsammans med projektflödet för att knyta kundrelationer och affärsmöjligheter närmare leveransen.

Lösningar som stödjer branschen

Koppling till tidrapportering

• Tidrapportering är viktig när arbetstid ska kopplas till projekt, serviceuppdrag, resursplanering eller fakturering. Med en tidapp kan timmar registreras nära arbetstillfället och ge bättre underlag för både uppföljning och faktura.

Så stödjer affärssystemet processen

• I Pyramid Business Studio kan affärssystem för projektverksamhet kopplas samman med order, lager, ekonomi och uppföljning. Det ger verksamheten ett gemensamt flöde från det operativa arbetet till beslutsunderlag och rapportering.

Nextus perspektiv

På Nextus ser vi systemstödet som en del av ett större verksamhetsflöde. För projektföretag handlar förbättringsarbetet ofta lika mycket om processer, ansvar och uppföljning som om funktioner i ett affärssystem. Därför börjar vi gärna med att förstå hur projekten drivs idag, var information tappas bort och vilka beslut verksamheten behöver kunna fatta snabbare.

Exempel från verkligheten

Ett projektorienterat företag med många parallella uppdrag kan ofta ha god kontroll på försäljningen men sämre kontroll på vad som faktiskt återstår att fakturera, vilka projekt som tappar marginal och vilka resurser som är överbelagda. Genom att samla projekt, tid och ekonomi i samma flöde skapas en mer gemensam bild av nuläget.

Viktiga nyckeltal att följa

• Projektmarginal

• Faktureringsgrad

• Beläggningsgrad

• Budgetavvikelse

• Faktureringstid

Relaterade guider

• Projektredovisning

• Tidrapportering

• Projektekonomi

• Projektfakturering

• Resursplanering

• Projektuppföljning

• Efterkalkylering i projekt

• ÄTA-hantering

• Projektbudget

• Affärssystem för konsultföretag