Affärssystem för handelsföretag

När verksamheten växer blir informationen svår att hålla ihop

Många handelsföretag börjar sin resa relativt enkelt. Order kommer in via telefon eller e-post, lagret är överskådligt, inköpen planeras av några få personer och kunderna är välkända. Under en period fungerar detta ofta bra.

När verksamheten växer förändras förutsättningarna. Fler artiklar, fler kunder, fler leverantörer, fler order och fler försäljningskanaler gör att det som tidigare var enkelt att överblicka blir svårt att kontrollera.

• Hur mycket har vi egentligen på lager?

• Vilka artiklar binder mest kapital?

• Vilka order riskerar att bli försenade?

• När behöver vi beställa mer?

• Vilka kunder är mest lönsamma?

När informationen finns utspridd mellan kalkylblad, separata system och manuella rutiner blir det svårt att fatta snabba och korrekta beslut. Det är ofta här behovet av ett modernt affärssystem uppstår.

Vad är ett affärssystem för handelsföretag?

Ett affärssystem samlar företagets viktigaste processer i en gemensam plattform. För handelsföretag handlar det särskilt om lager, inköp, order, försäljning, ekonomi och kundrelationer.

När en kundorder registreras kan den påverka lagersaldo, inköpsbehov, leveransplanering, fakturering och uppföljning utan att samma information behöver registreras flera gånger.

Vanliga utmaningar i handelsföretag

Lagret växer snabbare än omsättningen

För att säkra leveransförmågan köper många företag in för mycket. På kort sikt känns det tryggt, men på längre sikt leder det till hög kapitalbindning och ökad risk för inkurans.

Artiklar saknas trots högt lagervärde

Ett fullt lager är inte samma sak som ett rätt lager. Många företag har kapital bundet i långsamt rörliga artiklar samtidigt som högomsatta produkter regelbundet tar slut.

Orderhanteringen blir för manuell

Order registreras i flera system, information flyttas mellan avdelningar och fel uppstår. Ju fler order verksamheten hanterar, desto större blir kostnaden för manuella processer.

E-handel och affärssystem arbetar separat

När webbshop, lager och affärssystem inte är integrerade uppstår dubbelarbete, felaktiga lagersaldon och sämre kundupplevelser.

Vilka processer behöver ett handelsföretag stöd för?

• Lagerhantering: kontroll över saldo, lagerplatser, batcher och serienummer.

• Inköpsplanering: bättre framförhållning och rätt inköp vid rätt tidpunkt.

• Orderhantering: ett effektivt flöde från kundorder till leverans och faktura.

• Lageroptimering: lägre kapitalbindning utan försämrad servicegrad.

• Inventering: tillförlitliga lagersaldon och färre differenser.

• EDI och integrationer: automatiserade informationsflöden mellan kunder, leverantörer och system.

• CRM/Säljstöd: kundhistorik, aktiviteter och affärsmöjligheter samlade i samma miljö.

Hur stödjer Pyramid handelsföretag i praktiken?

Pyramid Business Studio samlar flera av de processer som handelsföretag arbetar med dagligen i samma plattform. För många verksamheter är området Order/Lager/Inköp centralt eftersom det knyter samman kundorder, lager, inköp, leveranser och fakturering.

När samma information används genom hela flödet minskar behovet av manuell registrering och det blir enklare att följa upp verksamheten. Pyramid innehåller även stöd för flerlagerhantering, lagerplatser, batchhantering, serienummer och CRM/Säljstöd, vilket gör det möjligt att samla fler affärsprocesser i samma systemmiljö.

Nextus perspektiv

För Nextus handlar ett affärssystemprojekt sällan bara om teknik. Det handlar om att förstå hur verksamheten fungerar idag, vilka processer som skapar mest friktion och var systemstödet kan ge störst affärsnytta.

Därför börjar vi ofta med nulägesanalys och processförståelse innan lösningen designas. Målet är inte bara att införa Pyramid, utan att skapa bättre kontroll, mindre administration och bättre beslutsunderlag.

Exempel från verkligheten

Ett handelsföretag med flera tusen artiklar upplevde att lagervärdet ökade år efter år trots att leveransprecisionen inte förbättrades. Analysen visade att mycket kapital var bundet i artiklar med låg omsättning, samtidigt som högomsatta produkter ofta tog slut.

Genom bättre lagerstyrning, inköpsplanering och uppföljning kunde verksamheten minska kapitalbindningen samtidigt som leveransförmågan förbättrades.

Relaterade guider

• Lagerhantering

• Inköpsplanering

• Orderhantering

• EDI för handelsföretag

• E-handel och affärssystem

• Lageroptimering

• Inventering

• CRM

• Leveransprecision

• Batch- och serienummerhantering